Добрый день, уважаемый Роман Евгеньевич!
Добрый день, уважаемые коллеги!
В соответствии с нормативными документами по реализации государственного контракта от 31 августа 2007 года № УИС-21/2007 в декабре 2007 года в управлении Федерального казначейства по Ульяновской области осуществлялось обучение персонала и внедрение системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs. С началом 2008 года мы начали эксплуатацию системы в полном объеме и максимально возможно отказались от параллельного делопроизводства с использованием бумажных носителей. В настоящее время с Landocs работают все работники управления, имеющие на своем рабочем столе компьютер (за исключением рабочих станций, входящих в ВЛВС). Производится подключение работников правовых центров, дислоцированных за пределами управления.
Сразу скажу, что попытки работы в соответствии с предложенным технологическим регламентом и в полном соответствии с действующей нормативной базой по организации делопроизводства значительно затрудняют, если не делают невозможным, внедрение системы автоматизации делопроизводства Landocs. Такое внедрение не только не дает какой-либо экономии ресурсов всех видов, но и увеличивает затраты рабочего времени относительно обычного бумажного делопроизводства, увеличивает сроки прохождения документов.
Сейчас, по истечении, полутора месяцев эксплуатации, сформировалось некоторое представление о том, что же может представлять собой автоматизированное делопроизводство и какие новые возможности оно должно создать. Хочется поделиться с Вами этим представлением и сравнить его с действующей реализацией в системе автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов Landocs.
Итак, система автоматизированного делопроизводства должна содержать полную электронную базу входящих, исходящих и внутренних документов управления, соответственно иметь эффективные средства ввода входящих документов и проектов внутренних и исходящих документов. Это означает, что система должна позволять вводить документы произвольных форматов из электронной почты, посредством сканера, импортировать документы из других программных комплектов, эксплуатируемых в управлении:
Система электронного документооборота (СЭД) – это переписка с бюджетополучателями и администраторами доходов, которая сейчас может осуществляться посредством произвольных документов в СЭД.
Программный комплекс Центр-КС, в котором формируется переписка с бюджетополучателями по вопросам исполнения судебных решений о взыскании средств.
АКСИОК – здесь формируются приказы по кадровой работе и другие документы, которые также учитываются в делопроизводстве управления.
Как это реализовано в настоящее время? Электронная база данных документов формируется. Автоматизированный перенос документов из других систем отсутствует, сканирование документов реализовано крайне убого. Создаются образы документов в формате TIFF. Я говорю об этом потому, что это один из самых объемных по размерам файлов формат, применение которого реально затрудняет возможность удаленной работы с электронной базой документов, например в случае подключения к системе удаленных правовых центов, что представляется очень актуальным.
Следующий элемент делопроизводства – присвоение документам учетных реквизитов.
Рассмотрим входящие документы. Система автоматически ведет журнал входящих документов, что весьма удобно и реализовано в настоящий момент в системе Landocs. При необходимости иметь журнал входящих документов на бумажном носителе, он в любой момент может быть распечатан из системы. Конечно, в этом случае необходимо заносить в систему абсолютно все входящие документы.
Мы все в каждодневной работе сталкиваемся с большим потоком входящих документов, который к тому должен быть оперативно доведен до соответствующих исполнителей. Данная проблема в условиях внедрения Landocs в нашем управлении пока решена следующим образом:
Отказ от визирования на бумажных носителях. Действительно, зачем это делать, если электронная виза, подписанная ЭЦП, привязана к электронному документу, содержащемуся и учтенному в базе данных. Она всегда может быть там прочтена, а полномочия лица, ее наложившего, могут быть проверены путем проверки ЭЦП.
Мы отказались от роли помощника, а канцелярия после учета документа не формирует сообщений о регистрации новых входящих документов в адрес помощника или непосредственно руководителя управления. Руководитель управления или иное лицо, впервые накладывающее визу на входящий документ, работает непосредственно с электронным журналом входящих документов. Это аналог той самой папки с входящими документами, которую нам много раз в течение рабочего дня кладут на стол. Доступ к журналу входящих документов имеют только руководитель или лицо, которому он делегировал свои полномочия, и канцелярия управления. Такой порядок работы значительно сокращает время прохождения входящих документов до соответствующих исполнителей управления.
Кроме того, был создан целый набор журналов входящих документов, в соответствии с распределением полномочий между руководителем управления и его заместителями с тем, чтобы заместители могли работать с частью документов самостоятельно, не ожидая визы руководителя.
Присвоение проектам исходящих документов, внутренних документов и проектам приказов по управлению учетных реквизитов и автоматизированное ведение соответствующих журналов в системе Landocs реализовано. Единственной проблемой здесь является невозможность изготовления бумажного документа с проставленными учетными реквизитами непосредственно из Landocs. Так как учетные реквизиты присваиваются системой после подписания проекта исходящего документа ЭЦП руководителя, соответственно система не может ввести учетные реквизиты в файл документа, что очень неудобно.
Кроме учетных реквизитов каждый входящий или внутренний документ обрастает визами начальников всех уровней, а исходящие и, также, внутренние - согласованиями работников, участвующих в подготовке документа. Учет всех этих элементов документа хорошо реализован в системе Landocs. Возможность выдачи и постановки на контроль поручений путем создания контрольных или неконтрольных сообщений, даже без создания или привязки к какому-либо документу – весьма удобное средство в руках руководителей и начальников всех уровней, поскольку позволяет оперативно фиксировать выдачу поручения и эффективно контролировать его исполнение.
Итак, документы в системе учтены, все электронные визы и согласования привязаны к соответствующим электронным документам, однако жизненный цикл документа только начался.
Система электронного делопроизводства должна позволять формирование электронных дел в соответствии с номенклатурой дел учреждения. К сожалению, такая возможность в настоящий момент полностью отсутствует. В виду этого, а также в соответствии с действующими нормативными документами по делопроизводству, мы вынуждены изготавливать бумажные образы электронных документов и подшивать их в соответствующие дела по номенклатуре дел. Документы, поступившие на бумажных носителях, также подшиваются в соответствующие дела вместе с бумажными образами электронных документов.
Какова организация этой подшивки? Канцелярия определяет по наложенным визам руководства отдел управления – адресат, в котором этот документ должен быть подшит в дело, и передает в этот отдел соответствующие документы на бумажном носителе с простановкой учетных данных по Landocs. При этом формируется контрольное сообщение канцелярии в адрес ответственного исполнителя отдела – адресата о необходимости подшивки документа в дело. После подшивки документа, ответственный исполнитель отдела адресата отчитывается перед канцелярией о подшивки бумажного экземпляра в дело с указанием номера дела. Канцелярия по получению отчета проставляет в учетной карточке электронного документа данные о номере дела, в которое был подшит бумажный образ электронного документа или документ на бумажном носителе. Работа по списанию в дела исходящих и внутренних документов строится аналогично. При этом, подшитые в дела документы, не имеют виз и согласующих подписей, но имеют проставленные учетные данные по которым их можно найти в Landocs и там найти всю историю прохождения и согласования документа.
Данная проблема должна решаться совершенно по-другому. Пришла пора формирования электронного дела, как электронной картотеки электронных документов. Входящие документы на бумажных носителях должны переводится в электронную форму, этот перевод должен заверяться ЭЦП ответственного исполнителя, и после этого бумажный документ может быть просто уничтожен. Возможно, не все с этим согласятся, но вспомните о том, что мы ежедневно принимаем десятки или сотни тысяч платежных документов в электронной форме, и вряд ли какое-либо письмо на бумаге может поспорить по важности и налагаемой на нас ответственности с электронным платежным документом.
Теперь давайте вспомним о том, что кроме дел по номенклатуре делопроизводства учреждения, мы ведем еще большое количество других дел, в которые подшиваем документы, учтенные по журналам учета. А есть большое количество документов, которые хотелось бы подшивать по отдельным делам, но пока документы имеют бумажную форму, мы не видим в этом целесообразности или не имеем такой возможности, поскольку они уже подшиты в другие дела.
Что я имею в виду?
Например, дела, ведущиеся по исполнительным листам, поступающим в орган федерального казначейства, которые сегодня ведутся в бумажной форме. Перевод их в электронную форму, даже наряду с существованием и бумажный формы, позволил бы:
Другим примером необходимости организации таких электронных дел является процесс проведения закупок по конкурсам, аукционам или котировкам. Действительно, действующее законодательство предусматривает определенную жесткую во времени последовательность действий, суть которых в основном заключается в подготовке тех или иных документов, приеме документов от участников конкурсов. Наличие такого дела позволило бы эффективно контролировать процесс, предшествующий заключению контракта, с подборкой всех документов, как в процессе проведения закупки, так и при последующем контроле. В случае разработки типовых заготовок документов (извещений, конкурсной документации, проектов договоров и т.п.) возможно формирование заготовок электронных дел (типовые заготовки документов, временной график с нулевого момента, типовые ответственные исполнители по пунктам графика) по проведению закупок по видам (конкурс, аукцион, котировки или по видам закупаемых товаров или услуг).
Еще один актуальный пример - формирование электронных дел по судебной работе в разрезе конкретных дел. В этом случае подключение правовых центров, размещенных в ОФК, к системе электронного делопроизводства управления, создает для них и начальника юридического отдела управления совершенно новые возможности в организации работы и взаимодействии.
И заключительный пример - организация исполнения любого календарного плана-графика мероприятий, который исполняется веерно или по цепочке, с набором конкретных ответственных исполнителей, который задается в момент активизации соответствующего электронного дела. В этом примере входящих, исходящих или внутренних документов может даже и не быть совсем, но весьма удобно использовать систему, которая сейчас уже реализована в Landocs по выдаче поручений и контролю за их исполнением, которые сгруппированы в рамках одной задачи или дела.
Таких примеров может быть приведено достаточно много. Из этого следует, что статус эффективной системы электронного делопроизводства значительно возрастает, так как она становится системой, которая организационно объединяет остальные автоматизированные системы, применяемые в учреждении. Становится важным инструментом государственного служащего любого уровня в вопросах организации его работы, создает новые условия для повышения эффективности внутреннего контроля и аудита.
Система автоматизации делопроизводства Landocs в настоящее время, конечно, не отвечает всем этим перспективам в организации работы. Однако, в ней есть главное – возможность формирования базы данных электронных документов. Все те возможные перспективы развития, о которых я сказал выше, с технической точки зрения сводятся к программной фильтрации или сортировке учетных карточек электронных документов и построения соответствующего пользовательского интерфейса. Из этого следует, что необходимые доработки, видимо, могут быть сделаны достаточно быстро и без глобальных переделок программного продукта и структуры баз данных. Конечно же будет необходима и доработка нормативной базы по организации делопроизводства.
В настоящее время Landocs имеет массу недостатков кроме тех, о которых я сказал выше. Это и плохая документация, в которой прописаны не реализованные возможности и наоборот. Эта и почти полное отсутствие организации разграничения доступа к служебной информации. Это очень неудобный и непродуманный пользовательский интерфейс, когда приходится множество раз тупо выполнять одну и ту же достаточно длинную последовательность действий. В тоже время система работает устойчиво, сбоев в работе пока не отмечалось. Существует большая надежда, что система будет активно развиваться.
И прежде, чем закончить свой доклад хотел бы сказать несколько слов о еще одной проблеме, связанной с внедрением информационных технологий, весьма актуальной в настоящее время. Речь идет о внедрении технологического регламента «ПРОВЕДЕНИЕ КАССОВЫХ ВЫПЛАТ ИЗ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА ОТ ИМЕНИ И ПО ПОРУЧЕНИЮ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА И АДМИНИСТРАТОРОВ ИСТОЧНИКОВ ВНУТРЕННЕГО (ВНЕШНЕГО) ФИНАНСИРОВАНИЯ ДЕФИЦИТА ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА». Данный технологический регламент предусматривает внедрение двух важнейших элементов автоматизированной системы Федерального казначейства – автоматизированное рабочее место (АРМ) «СЭД – Контроллер» и автоматизированное рабочее место АРМ «СЭД – Загрузка».
Первый АРМ обеспечивает автоматическую выверку электронных платежных документов непосредственно перед их отправкой в Центральный Банк для проведения кассового расхода после выгрузки из программного комплекса «Центр-КС» с теми электронными платежными документами, которые хранятся в базе данных СЭД и имеют электронные подписи бюджетополучателей. Таким образом, АРМ СЭД Контроллер гарантирует тот факт, что платежные поручения не претерпели искажений в процессе их обработки в органе Федерального казначейства.
Второй АРМ предназначен для того, чтобы включить платежные поручения, полученные от получателей средств на бумажном носителе, в единую технологию обеспечения безопасности информации, которую обеспечивает первый АРМ. АРМ СЭД Загрузка позволяет ввести данные о бумажных платежных поручениях после их выгрузки из Центр-КС в базу данных СЭД с обеспечением промежуточной дополнительной ручной выверки с бумажными документами соответствующим ответственным исполнителем. При этом факт осуществления выверки заверяется ЭЦП ответственного исполнителя. После загрузки этих платежных поручений в СЭД дальнейшая работа с ними осуществляется в единой технологии с электронными платежными поручениями.
АРМ СЭД Контроллер уже в течение длительного времени - около двух лет эксплуатируется в органах Федерального казначейства Ульяновской области, как в управлении, так и в отделениях. Сейчас происходит внедрение АРМ СЭД Загрузка. Второй АРМ, к сожалению, пока имеет недостатки, не позволяющие его использование в постоянной эксплуатации. Для устранения этих недостатков мы каждодневно на всех уровнях эффективно взаимодействуем с Управлением информационных систем и надеемся, что в ближайшее время эта работа увенчается успехом.
В заключение я хотел бы выразить большую надежду и в то же время уверенность в том, что комплекс автоматизации исполнения функций Федерального казначейства и в дальнейшем будет развиваться теми же темпами, как это происходит с 2005 года, благодаря усилиям Алексея Юрьевича Попова и его команды.