В соответствии с Концепцией оптимизации структуры и функций Федерального казначейства, одобренной решением Коллегии Федерального казначейства от 27 октября 2010 г., одним из этапов которой является закрепление за ОФК статуса территориально обособленного структурного подразделения УФК в 2010 году началась и в текущем году должна быть завершена реорганизация Управления Федерального казначейства по Ульяновской области путем присоединения к нему Отделений.. В связи с этим Управлением Федерального казначейства по Ульяновской области организована и проводится в настоящее время большая организационная работа по многим аспектам, в том числе и по работе с кадрами.
Значительная работа уже проведена отделом кадров. Только в 2011 году утверждено в новой редакции 16 штатных расписания Управления. Проводимая реорганизация повлекла необходимость изменения трудовых и государственно-служебных отношений с сотрудниками Отделений, а также сокращением ряда должностей сотрудников, выполнение функций которых на уровне Отделений упразднено. В ходе данной работы отделом кадров осуществлен прием на работу 205 человек, на каждого из них подготовлен приказ о приеме и служебный контракт (трудовой договор), оформлено 36 уведомлений о сокращении должностей, подготовлено 27 приказов об увольнении. В связи с тем, что часть сотрудников отделений, должности которых подлежали сокращению, достигли пенсионного возраста, отделом кадров оформлен пакет документов для назначения пенсии за выслугу лет 25 гражданским служащим, уволенным в связи с проведение мероприятий по оптимизации. Все необходимые данные о сотрудниках внесены в электронную базу ППО «АКСИОК.Net».
В связи с необходимостью организации работы с персоналом вновь созданных отделов в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывая трудности, связанные с их удаленностью от Управления, потребовалось изменить порядок документооборота при осуществлении кадровой работы в отношении сотрудников территориально созданных отделов. Приказом УФК по Ульяновской области 12 ноября 2010 года № 285 был утвержден Порядок взаимодействия отдела кадров Управления Федерального казначейства по Ульяновской области и территориально удаленных отделов по осуществлению кадровой работы и ведению кадрового делопроизводства, которым установлены правила ведения кадрового делопроизводства и определен порядок взаимодействия отдела кадров Управления Федерального казначейства по Ульяновской области и территориально удаленных отделов. Данный документ доведен до всех вновь созданных Отделов. Мне хотелось бы остановиться на отдельных, особенно важных моментах нашей с Вами работы по реализации данного порядка и тех новых функциях, которые Вы должны осуществлять.
Т.к. кадровая работа, в том числе с персоналом территориально удаленных отделов в полном объеме осуществляется отделом кадров управления, на уровне удаленных отделов осталось 2 направления работы с кадровыми документами:
Остановлюсь подробнее на каждом из 2-х этапов.
I этап. Все документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу должны оформляться одновременно на бумажном носителе, в соответствии с действующим законодательством, и в электронном виде.
На данном этапе Вам необходимо обеспечить своевременное рассмотрение, визирование и контроль за правильностью оформления этих документов и своевременно направить их для регистрации в отдел кадров. При этом Вам необходимо выполнить достаточно простую последовательность операций с документом, в том числе в ППО АСД "LanDocs". Документ, являющийся основанием для издания приказа должен поступить к Вам одновременно как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В том случае, если необходимо визирование Вами документа, Вы как руководитель структурного подразделения, должны его рассмотреть и завизировать (либо отказать в визировании, если не согласны в удовлетворении просьбы, изложенной в заявлении сотрудника). Дополнительно Вам нужно проконтролировать идентичность бумажного и электронного документа, после чего незамедлительно направить электронный документ с использованием ППО АСД "LanDocs" типом сообщения «письмо» уполномоченному сотруднику отдела кадров для регистрации в «Журнале учета входящих документов по личному составу», который ведется в ППО АСД "LanDocs". Для оформления документов по личному составу работников административного отдела, рабочее место которого расположено в территориально удаленном отделе предусмотрена такая особенность. Т.к. эти работники не имеют оборудованного персональным компьютером рабочего места, они оформляют личное заявление на бумажном носителе, подписывают его собственноручной подписью и передает начальнику Отдела. Начальник Отдела, визирует данное заявление, затем осуществляет его сканирование и направляет посредством ППО АСД "LanDocs" на визирование начальнику административного отдела Управления и заместителю руководителя Управления, курирующему административный отдел. После визирования ими личного заявления, начальник Отдела также направляет отсканированное личное заявление с использованием ППО АСД "LanDocs" типом сообщения «письмо» уполномоченному сотруднику отдела кадров. Документ сотрудника на бумажном носителе с собственноручной подписью и датой подписания, аналогичной дате подписания ЭЦП, должен находиться у начальника Отдела, для последующей отправки его в отдел кадров вместе с приказом. Обладая даже минимальными навыками работы в ППО АСД "LanDocs" осуществить эту работу, на мой взгляд, несложно.
Обращаю Ваше внимание на то, что к личному заявлению о приеме на работу начальник Отдела обязательно должен приобщить сканированную копию трудовой книжки и направить ее посредством ППО АСД "LanDocs" в отдел кадров вместе с личным заявлением. Без трудовой книжки оформление приема на работу невозможно, т.к. трудовая книжка подтверждает факт увольнения сотрудника с прежнего места работы, а также необходима для определения размера надбавки за выслугу лет. На сегодняшний момент уже имеют место случаи направления заявления без копии трудовой книжки.
II этап. Работа с утвержденными в электронном виде приказами по личному составу.
После рассмотрения руководителем управления документа по личному составу и принятия решения об издании приказа, отдел кадров осуществляет подготовку, оформление и регистрацию приказа по личному составу в электронном виде в порядке, установленном соответствующими технологическим регламентами, с использованием ППО АСД "LanDocs" и ППО «АКСИОК.Net».
Ваша задача на данном этапе — после получения оформленного и зарегистрированного отделом кадров электронного приказа по личному составу посредством ППО АСД "LanDocs", распечатать его, ознакомить с приказом сотрудника Отдела под роспись на бумажном носителе и не позднее, чем в недельный срок направить приказ на бумажном носителе в отдел кадров, вместе с оформленным документом, являющимся основанием для издания приказа (личное заявление, извещение о предоставлении отпуска и т.п.) на бумажном носителе. При этом личное заявление (иной документ, являющийся основанием для издания приказа) датируется датой подачи его в электронном виде. Как видите, также ничего сложного нет.
Хочу особое внимание обратить на необходимость строгого соблюдения сроков направления Вами в отдел кадров документов по личному составу. Несвоевременное направление в отдел кадров таких документов как заявление о предоставлении отпуска (или оформленного извещения на отпуск) повлечет несвоевременное издание приказа об отпуске и в свою очередь нарушение сроков выплаты отпускных, которые установлены Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Учитывая большой объем документов по личному составу, которые будут поступать от Вас и обрабатываться отделом кадров, прошу еще раз внимательно изучить Порядок взаимодействия отдела кадров Управления Федерального казначейства по Ульяновской области и территориально удаленных отделов по осуществлению кадровой работы и ведению кадрового делопроизводства и работать с документами по личному составу в строгом соответствии с порядком.
В заключение хочу обратить Ваше внимание на то, что от четкого, своевременного выполнения Вами всех предусмотренных порядком операций зависит в первую очередь соблюдение трудовых прав подчиненных Вам сотрудников.
Начальник
отдела кадров
М.Н. Табачинская