Порядок взаимодействия административного отдела Управления Федерального казначейства по Ульяновской области и территориально удаленных отделов Управления Федерального казначейства по Ульяновской области по материально-техническому обеспечению.

Уважаемые коллеги!

В связи с реорганизацией Управления Федерального казначейства по Ульяновской области путем присоединения к нему отделений управления Вам был направлен Приказ от 25 ноября 2010 г. № 297 «Об утверждении Порядка взаимодействия административного отдела Управления Федерального казначейства по Ульяновской области и территориально удаленных отделов Управления Федерального казначейства по Ульяновской области по материально-техническому обеспечению и заключению контрактов (договоров) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг».

Настоящий порядок разработан в целях взаимодействия административного отдела управления и территориально удаленных отделов управления по материально-техническому обеспечению Отделов и заключению контрактов (договоров) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.

В двух словах расскажу о порядке в рамках вышеназванного приказа.

Взаимодействие административного отдела управления и Отделов осуществляется с помощью прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота «LanDocs».

1. Взаимодействие административного отдела управления и Отделов по заключению контрактов (договоров) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг

Подготовку проектов контрактов (договоров) для заключения с исполнителями (поставщиками) по услугам связи, потреблению газа, потреблению электроэнергии, текущему и капитальному ремонту зданий, техническому обслуживанию охранной и пожарной сигнализации, техническому обслуживанию газового пожаротушения, техническому обслуживанию систем кондиционирования, техническому обслуживанию копировальных аппаратов, техническому обслуживанию дизель-генераторной установки, приобретению офисной бумаги, приобретению горюче-смазочных материалов, приобретению канцелярских принадлежностей, приобретению расходных материалов для оргтехники, страхованию автогражданской ответственности осуществляет административный отдел управления.

Для заключения контрактов (договоров) на эксплуатационные расходы, ремонт коммунальных систем, ремонт автомобилей, ремонт оргтехники, ремонт бытового оборудования, противопожарные мероприятия начальник Отдела оформляет служебную записку (потребность с обоснованием: прикладывая смету, расчет, калькуляцию), регистрирует ее в журнале «Проекты внутренних документов» в ППО АСД «LanDocs» присоединяет файл служебной записки и отправляет типом сообщения «Отчетная форма» на имя начальника административного отдела управления.

2. Обеспечение канцелярскими принадлежностями, офисной бумагой, запасными частями к автомобилю, расходными материалами к оргтехнике, хозяйственными материалами

Приобретение товаров (мебель, бытовая техника, канцтовары, офисная бумага, запасные части к автомобилю, расходные материалы к оргтехнике, хозяйственные материалы) для обеспечения деятельности Отдела осуществляет управление (административный отдел).

Офисную бумагу, канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы Отделы получают со склада в управлении один раз в квартал согласно разнарядки и норм.

3.Организация эксплуатации автотранспорта

3.1. Начальник Отдела ведет общий контроль за содержанием автотранспорта в надлежащем состоянии и заполняет журнал учета путевых листов.

3.2. Водитель Отдела проверяет техническое состоянием автотранспорта перед выездом из гаража, ежедневно проходит предрейсовый медицинский осмотр.

3.3. Начальник административного отдела управления осуществляет контроль за расходом горюче-смазочных материалов и пробегом автотранспорта, согласно норм расхода топлива и лимита пробега автотранспорта.

3.4. Начальник Отдела оформляет путевой лист на один день.

3.5. В конце месяца путевые листы проверяются и подписываются начальником Отдела.

3.6. Проверенные и подписанные путевые листы передаются начальнику административного отдела управления для обработки 01 числа месяца следующего за отчетным нарочно.

4. Взаимодействия при аварийных ситуациях

4.1.При возникновении аварийной ситуации (срочный ремонт коммунальных систем, систем инженерного обеспечения, зданий и сооружений телефону начальнику административного отдела управления.

4.2. На основании телефонного звонка начальник административного отдела управления принимает решение о выезде на место, для оценки аварийной ситуации или дает указание начальнику Отдела оценить аварийную ситуацию самостоятельно (с привлечением местных специалистов).

4.3. После оценки аварийной ситуации начальник административного отдела управления срочно принимает меры по ее ликвидации.

Я очень прошу обратить Ваше внимание на то, что предоставленные платежные документы на оплату договоров (счета, акты выполненных работ) не соответствуют предмету договора. Предмет договора один, в платежных документах наименование работ, услуг другой и нам приходиться возвращать обратно документы. НА сегодняшний день эти проблемы постоянно возникают. В этой связи у меня настоятельная просьба к Вам, взять на контроль все платежные документы, поступающие в Ваш адрес.

В целом работа по материально-техническому обеспечению Отделов налажена.

Вот в кратце то, что я хотел сказать по текущему вопросу.

Спасибо за внимание.

Начальник административного отдела
Захаров А.В.