Доклад на тему: «Практика осуществления текущего и последующего контроля по вопросам исполнения функциональных обязанностей территориальными отделами УФК по Ульяновской области.»

В Управлении Федерального казначейства по Ульяновской области с 1 января 2010 года внедрена в постоянную эксплуатацию Автоматизированная система Федерального казначейства (далее — АСФК). Большим преимуществом внедрения АСФК перед наследуемыми (ранее использовавшимися) системами явилось наличие актуальной единой базы данных по всем операциям по исполнению бюджетов всех уровней на территории субъекта РФ, включая и наличие сканированных копий документов, являющихся основанием для проведения кассовых расходов получателей средств бюджетов всех уровней, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства.

Данное преимущество, в частности, создает совершенно новые возможности в построении системы внутреннего контроля в части исполнения функций по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов всех уровней. Это особенно актуально в связи с проводимой оптимизацией структуры Федерального казначейства и численности его работников, а также в связи с внедрением системы оценивания эффективности и результативности деятельности федеральных государственных гражданских служащих (далее — государственные служащие) Федерального казначейства и ее привязки к материальному стимулированию.

Наличие единой базы актуальных данных по операциям, проведённым по лицевым счетам получателей средств бюджетов всех уровней, создаёт возможности для проведения оперативного последующего контроля за исполнением своих функций государственными служащими территориально удаленных отделов управления (назовем их территориальными отделами), отделов расходов и кассового обслуживания исполнения бюджетов управления, непосредственно осуществляющих санкционирование операций по кассовым выплатам, ведение лицевых счетов, работу по выполнению функций, связанных с исполнением судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов по денежным обязательствам бюджетных учреждений.

С 1 декабря 2010 года в Управлении Федерального казначейства по Ульяновской области началась реорганизация путем присоединения к нему в качестве территориальных отделов на первом этапе — трех отделений Управления, на втором этапе — с 1 апреля 2011 года — семнадцати отделений, на третьем этапе — с 1 августа 2011 года — еще четырёх наиболее крупных отделений. Такое изменение структуры привело к тому, что ответственность за действия сотрудников территориальных отделов по исполнению функциональных обязанностей сместилась, и легла непосредственно на руководство Управления.

АСФК, несомненно, имеет достаточно большой набор автоматизированных контролей, к примеру, по заполнению полей в первичных документах, банковских реквизитов, лицевых счетов и ряд других.

Тем не менее, существуют моменты, которые вряд ли могут быть подвергнуты автоматизации — это определение правильности выбора кода КОСГУ, проверка соответствия показателей и реквизитов, отражённых в Заявке на кассовый расход фактическим данным, указанным в сканированном документе и некоторые другие.

Значительное количество ошибок, допускаемых ранее клиентами отделений, которые не были выявлены на их уровне, заставило начать поиск путей к минимизации количества допускаемых ошибок.

Одним из наиболее эффективных инструментов, по нашему мнению, является система внутреннего контроля и аудита, у которой с внедрением в промышленную эксплуатацию Автоматизированной системы Федерального казначейства появились новые возможности, в том числе — осуществление оперативного последующего контроля по вопросам санкционирования непосредственно в Управлении.

Результаты работы в предыдущем операционном дне органов Федерального казначейства на территории субъекта РФ, могут быть подвергнуты контролю со стороны отдела внутреннего контроля и аудита Управления уже в следующем операционном дне. Результаты этого контроля могут быть также оперативно реализованы.

Внутренний контроль в органах Федерального казначейства не должен быть изолированным инструментом, он должен быть интегрирован в общую систему управления в рамках организации процессов исполнения федерального бюджета и кассового обслуживания бюджетов всех уровней.

Управление казначейскими рисками является одним из основных направлений развития системы внутреннего контроля и аудита в Федеральном казначействе и является динамичным процессом. Первоначально внедренные меры по управлению рисками могут стать неэффективными с течением времени, в том числе, например, в связи с реорганизацией структуры, введением новых технологических регламентов, приходом новых сотрудников и другими факторами. Что, собственно, и подтвердилось в ходе реорганизации.

Таким образом, возникла необходимость оптимизации процедур внутреннего контроля.


С июля 2010 года по январь 2011 года в Управлении Федерального казначейства по Ульяновской области осуществлялась деятельность экспериментальной группы по проведению дистанционного выборочного оперативного контроля исполнения Отделениями Управления Федерального казначейства по Ульяновской области функций по вопросам санкционирования оплаты денежных обязательств получателей бюджетных средств, ведению лицевых счетов получателей. С февраля 2011 года по настоящее время эту работу выполняет Отдел внутреннего контроля и аудита Управления.

Такая деятельность контрольно-аудиторского подразделения по предоставлению руководству независимой объективной информации о состоянии деятельности территориальных отделов Управления Федерального казначейства по Ульяновской области по осуществлению возложенных на них функций и полномочий, в соответствии с Положением о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе, утверждённым Приказом Федерального казначейства от 25 января 2011 года № 19, относится к внутреннему аудиту. По форме осуществления он носит последующий характер, методом его осуществления является проверка.

В рамках вышеуказанного контроля на следующий день после совершения операции производится проверка обоснованности санкционирования территориальными отделами кассовых выплат с лицевых счетов получателей бюджетных средств на основании заявок на кассовый расход, заявок на получение наличных денежных средств, заявок на возврат, а также уточнения операций в соответствии с представленными уведомлениями об уточнении вида и принадлежности платежа и проверка правильности зачисления поступающих денежных средств на лицевые счета получателей.

Применяемая система контроля направлена на повышение эффективности деятельности как территориальных отделов, так и Управления в целом, выявление, устранение, предупреждение и пресечение нарушений и недостатков в деятельности по исполнению функциональных обязанностей.

Территориальными отделами Управления, в целях возможности осуществления дистанционного контроля, осуществляется прикрепление в АСФК к заявкам на кассовый расход получателей средств федерального и областного бюджетов сканированных копий документов-оснований.

В централизованной системе АСФК указанные документы становятся доступны сотрудникам, осуществляющим оперативный последующий внутренний контроль.

В части Заявок на кассовый расход получателей средств бюджетов муниципальных образований в связи с их значительным количеством, проведение оперативного контроля осуществляется исходя из содержания графы 8 «Назначение платежа» раздела 1 «Реквизиты документа» Заявки.

В УФК по Ульяновской области таким видом контроля в настоящее время охвачены все двадцать реорганизованных к настоящему времени территориальных отделов, которые распределены между ответственными сотрудниками Отдела внутреннего контроля и аудита Управления, осуществляющими ежедневный контроль обоснованности санкционирования кассовых выплат и другие контрольные мероприятия с учетом возможностей ППО АСФК. Один раз в три месяца производится перераспределение контролируемых территориальных отделов, т.е. производится ротация проверяющих. В данной работе задействовано шесть квалифицированных специалистов Отдела внутреннего контроля и аудита Управления.

Результаты проверки ежедневно фиксируются в накопительной таблице и два раза в месяц направляются в соответствующие территориальные отделы. По каждому указанному в таблице замечанию отдел предоставляет информацию о принятых мерах по устранению имеющихся ошибок (замечаний или нарушений) с указанием ФИО сотрудника, обработавшего документ.

Наиболее часто встречающимся нарушением является несоответствие реквизитов и показателей в Заявке на кассовый расход реквизитам представленных сканированных копий документов-оснований, либо аналогичное несоответствие реквизитов и показателей между разделами самой Заявки.

Имеют место случаи несоответствия примененного кода КОСГУ (исходя из представленных копий документов-оснований) текстовому назначению платежа или содержанию операции (предмету договора). А также случаи, при которых текстовое назначение платежа (либо его сокращение) не позволяет однозначно определить содержание проводимой операции, и, соответственно, правильность выбора кода КОСГУ.

Информация об установленных замечаниях и нарушениях, полученная в ходе оперативного контроля, анализируется и ежемесячно предоставляется на рассмотрение руководителю Управления для принятия необходимых решений.

Кроме того, указанная информация рассматривается на заседаниях Контрольного совета Управления, на которые, в случае необходимости, приглашаются начальники территориальных отделов для пояснения причин допущенных нарушений.

Полученные данные о результатах оперативного последующего контроля активно используются при проведении комплексных проверок деятельности соответствующих структурных подразделений — территориальных отделов Управления.

В целях снижения количества ошибок, допускаемых удалёнными отделами, ежемесячно обзор установленных нарушений и замечаний, после согласования с начальником отдела расходов и начальником отдела кассового обслуживания исполнения бюджетов, доводится до всех начальников территориальных отделов и руководителей отделений.

Информация о результатах оперативного последующего внутреннего контроля применяется при определении и оценки эффективности и результативности как отделов в целом, так и, непосредственно, государственных гражданских служащих.

В качестве дополнительных мероприятий, одновременно с оперативным последующим контролем может быть организован и текущий контроль, при котором представляется возможным включение специалистов отдела внутреннего контроля и аудита Управления в качестве контролёров в цепочку утверждения заявок на кассовый расход получателей средств (после утверждения работником, непосредственно обслуживающим лицевой счет и начальником соответствующего отдела) перед формированием единой кассовой заявки на подкрепление счетов 40105, 40503, 40302 и проведения платежных поручений по кассовым расходам по единым счетам управления в ГРКЦ ГУ ЦБ в Ульяновской области.

При этом такому текущему контролю со стороны отдела внутреннего контроля и аудита Управления, должен подвергаться не весь объем заявок на кассовый расход, а только определенная часть. Доля заявок на кассовый расход, которая может подвергаться дополнительному утверждению перед их исполнением, может определяться исходя из имеющихся трудовых ресурсов отдела внутреннего контроля и аудита Управления и имеющихся ресурсов времени, так как дополнительное утверждение не должно значительно увеличивать общее время обработки заявок получателей средств до формирования общей заявки на подкрепление единых счетов управления.

По проведенному нами анализу представляется, что текущему контролю должны подвергаться не более 10% от общего количества заявок на кассовый расход за операционный день. Это могут быть заявки по наиболее рискоёмким с точки зрения целевого использования статьям бюджетной классификации, а также заявки на проведение кассовых расходов на суммы, превышающие определенный размер.

Действительно, нет необходимости осуществлять дополнительный контроль, тем более в текущем режиме, например, в случае кассовой заявки на оплату начислений на заработную плату.

Оперативный последующий контроль (в течение следующего операционного дня) также может осуществляться не в полном объеме, а в соответствии с установленными критериями, которые могут меняться в зависимости от рискоёмкости проводимых операций, ресурсов отдела внутреннего контроля и аудита, подтвержденной в течение длительного времени квалификацией проверяемых. Таким образом, представляется целесообразным осуществлять проверку 10% от общего количества заявок на кассовый расход в режиме текущего контроля (до проведения кассовых выплат по единым счетам УФК) и еще 50-60 % в режиме оперативного последующего контроля.

При наличии четкого закрепления ответственности работников органов Федерального казначейства за исполнение конкретных функций по закреплённым за ними лицевым счетам получателей средств (что легко реализуется как в АСФК, так и в должностных регламентах), персонального закрепления этих работников за контролёрами отдела внутреннего контроля и аудита, осуществление текущего и оперативного последующего контроля хорошо согласуется с системой оценки эффективности и результативности исполнения функций каждого конкретного работника. Так как количество допускаемых нарушений относительно невелико — учет нарушений не требует значительных ресурсов.

В настоящее время одновременно с осуществлением контрольных мероприятий Отделом внутреннего контроля и аудита УФК по Ульяновской области осуществляется мониторинг и анализ загруженности территориальных отделов по количеству обрабатываемых документов.

На основании полученных данных руководителем Управления определяется плановый объем премирования для соответствующих территориальных отделов, с учетом установленных замечаний и нарушений.

В этой ситуации ответственность каждого работника за качественное выполнение возложенных на него функций значительно повышается, руководство Управления владеет ситуацией о квалификации каждого работника территориального отдела. Данные по результативности и эффективности каждого работника, связанного с обслуживанием лицевых счетов, наполняются конкретными данными по количеству обработанных документов (результативность) и качеству их обработки (эффективность). При этом отдел внутреннего контроля и аудита может осуществлять учет эффективности работы каждого работника, связанного с обслуживанием лицевых счетов, что составляет не менее 90% работников территориальных отделов управления.

Такие мероприятия, осуществляемые в УФК по Ульяновской области, привели к повышению степени ответственности каждого специалиста за свой участок работы, позволили усилить заинтересованность в качественном исполнении возложенных на каждого должностных обязанностей, что в свою очередь повысило общий уровень исполнения функциональных обязанностей территориальными отделами УФК.