В целях реализации Плана контрольной деятельности УФК по Ульяновской области на 2014 год, утвержденного руководителем УФК по Ульяновской области Д.Н. Чугунковым 25.06.2013, Отделом внутреннего контроля и аудита в соответствии с требованиями приказа Федерального казначейства от 29.06.2011 № 253 «Об утверждении стандартов внутреннего контроля и аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности» (в редакции приказа Федерального казначейства от 14.11.2013 № 259) за 30 дней до начала каждого квартала составлялись Графики проведения проверок на соответствующий квартал 2014 года и в установленные сроки размещались на официальном сайте Управления. Ознакомиться с этими и другими документами по вопросам внутреннего контроля и аудита можно в разделе «Информационные блоки/Контроль и аудит».
В ходе исполнения Плана контрольной деятельности на 2014 год, а также в связи с поручениями о проведении внеплановых проверок всего Отделом внутреннего контроля и аудита Управления в 2014 году проведено 32 проверки (из них 2 внеплановые), в том числе: 21 тематическая и 11 комплексных проверок.
Из 32 проверок, проведенных в истекшем году, 12 проверок проведено в структурных подразделениях Управления, за исключением территориально удаленных отделов, 20 — в территориально удаленных отделах. Наибольшее количество проверок было проведено в виде выездных — 12 проверок.
Хочу обратить внимание, что выездными согласно Стандартам (№ 253) считаются проверки, при которых проверка проводится по месту нахождения объекта проверки. Таким образом, даже проверки, к примеру, Отдела кассового обслуживания исполнения бюджетов, находящегося с нами в одном административном здании, могут считаться выездными в зависимости от способа предоставления документов.
Изменения, внесенные в Стандарты (№ 253), приказом Федерального казначейства от 14.11.2013 № 259, регламентировали возможность проведения камеральных и комбинированных проверок. Данное новшество, которое, безусловно полезно, с точки зрения экономии бюджетных средств, тем не менее несёт вместе с собой значительную «бумажную волокиту». Стандартом установлен обширный перечень сведений, не имеющих статуса документа, которые фиксируют каждое действие группы проверки и руководителя объекта проверки во времени. Это уже знакомые большинству из вас скрин-шоты, подтверждающие отправку и получение каждого документа. Причем общение между членами группы проверки, а также между членами группы проверки и руководителем объекта проверки согласно Стандарту осуществляется, в основном, с использованием почтовой программы Outlook, из которой берутся данные об отправке и прочтении документа, причем ответственность за своевременное прочтение приказом ФК возложена на руководителя объекта проверки.
Итак, в 2014 году проведено 11 камеральных проверок, 9 комбинированных. При осуществлении последних в 2014 году проводился только однократный выезд на объект проверки, при этом камеральный этап комбинированной проверки, как правило, следовал за выездным. Федеральное казначейство письмом от 08.12.2014 № 42-7.4-05/6.3-743 направило рекомендации по целесообразности проведения проверок и применению вида проверок в разрезе вопросов типовой программы проверки деятельности территориальных органов Федерального казначейства. С учетом необходимости соблюдения положений этого письма перейти от комбинированных на исключительно камеральные проверки территориальных отделов на данном этапе не представляется возможным. Поэтому выездной этап комбинированной проверки сохранится и в 2015 году.
В 2014 году сотрудниками Отдела внутреннего контроля и аудита проверено 11 направлений деятельности без привлечения сотрудников других структурных подразделений. Тем не менее, проверку такого важного направления деятельности как «Обеспечение безопасности информации», необходимо доверять специалистам профильного отдела, что, собственно, и осуществлялось в 2014 году и планируется продолжить в 2015 году.
По итогам 32 проверок, проведенных в 2014 году, согласно данным отчетности о контрольной деятельности установлено 15 нарушений в деятельности структурных подразделений Управления, за исключением территориальных отделов и 55 нарушений в деятельности Отделов № 1-23. следует отметить, что нарушения сроков направления выписок клиентам в ряде случаев группировались и классифицировались как одно нарушение в нескольких случаях.
Дополнительно хочу отметить, что в ходе ежедневного последующего контроля в 2014 году выявлено 177 нарушений требований НПА.
Однако, в целом, положительная динамика в уменьшении случаев несоблюдения сотрудниками положений НПА, однозначно прослеживается. При этом, большую роль тут играет ежедневный последующий контроль (оперативный), который оказывает положительное стимулирующее воздействие.
Наибольший удельный вес количества нарушений к общему количеству документов допущен Отделом № 14 (Сенгилей) — 0,25% от 7249 проверенных документов, Отделами № № 5 (Инза) и 12 (Павловка) — по 0,19% от 6671 и 3711 проверенных документов соответственно.
Если провести анализ наиболее часто выявляемых нарушений, то наибольшее их количество относится к соблюдению сроков направления выписок клиентам (61 из 177). На втором месте — нарушения порядка учета бюджетных обязательств (48 из 177), на третьем — несоответствие КОСГУ текстовому назначению платежа (23 из 177).
Итоги комплексных и тематических проверок были рассмотрены на заседаниях Контрольного совета Управления.
Далее я хочу озвучить некоторые актуальные вопросы в части организации работы по осуществлению внутреннего контроля и аудита и программно-целевой деятельности.
У вас должны быть в наличии:
а) заполненный и подписанный начальником отдела Перечень операций, действий (в том числе по формированию документов), необходимых для выполнения функций и осуществления полномочий в установленной сфере деятельности на 2015 год; данный перечень стал обязательным с 2015 года, в дальнейшем он формируется ежегодно в срок — до начала очередного года;
б) Карты внутреннего контроля на 2014 и 2015 годы по соответствующим формам, оформленные на бумажном носителе с подписями сотрудников, ответственных за выполнение соответствующих операций, при этом следует учесть организацию взаимозаменяемости на период отпусков или иных случаев. Карта формируется на основании Перечня. Документ называется именно Карта внутреннего контроля, а не Порядок внутреннего контроля.
При этом в качестве подтверждения даты утверждения Карты курирующим территориальный отдел заместителем руководителя управления временно (до подписания Карты на бумажном носителе) считаю возможным прикладывать распечатку формы из Ландокса.
Как её получить? В журнале «Проекты подразделения» необходимо выбрать соответствующий номер проекта, открыть вкладку «Сообщения», выбрать сообщение, полученное от курирующего заместителя (или руководителя управления) с его визой, далее вкладка «Просмотр», кнопка «Проверить подпись», затем кнопка «Печать».
Полученный информационный лист следует приложить к документу на бумажном носителе. Хочу обратить внимание, что исправлять в данной информации время и дату подписания не имеет смысла, поскольку сам лист несет лишь информационную нагрузку о реквизитах проекта документа. Остальную информацию проверяющий, при необходимости, может перепроверить в Ландоксе;
Приказом № 164 установлены сроки актуализации информации в Карте (к примеру, при смене ответственных лиц) — не более 5 рабочих дней.
Срок хранения Карты и Перечня — не менее 3х лет.
Методы контроля в Карте — самоконтроль и контроль по уровню подчиненности (с учетом замещения).
Подтверждением факта осуществления внутреннего контроля данными методами согласно приказа № 164 является наличие на документе собственноручной (либо электронной) подписи, отметки (изменение статуса в ППО) лица, осуществившего внутренний контроль.
в) Оформление результатов внутреннего контроля осуществляется в Журнале учета выявленных нарушений. У вас должны быть в наличии Журналы учета выявленных нарушений за 2014 и 2015 годы по соответствующим формам.
В связи с отсутствием на данный момент ППО, соответствующего требованиям раздела VII (п.7.5) приказа № 164, ведение Журнала осуществляется на бумажном носителе. Внесение информации в Журнал осуществляется по выявленным в ходе внутреннего контроля сотрудниками вашего отдела нарушениям. Нарушения, выявленные ОВКиА, в данный Журнал не заносятся.
Хочу обратить внимание, что в целях исполнения требований пункта 8.2 приказа № 164, Журнал начальнику отдела необходимо ежеквартально не позднее 10го рабочего дня следующего за отчетной датой месяца направлять на рассмотрение курирующему заместителю руководителя управления или руководителю управления (в случае подчинения руководителю).
Для этих целей необходимо снять скан-копию данного документа, создать регистрационную карточку в Ландоксе, инициативно завизировать самому и посредством Ландокса направить скан-копию на визирование курирующему заместителю руководителя управления или руководителю управления (в случае подчинения руководителю). После визирования заместителем руководителя (или руководителем) — распечатать информационный лист по аналогии с такой же процедурой, о которой я рассказал ранее. Данный информационный лист следует приложить к Журналу на бумажном носителе. Таким образом, будет подтверждено соблюдение сроков представления Журнала курирующему заместителю руководителя или руководителю управления (в случае подчинения руководителю), т.е. будет иметься отметка о дате рассмотрения Журнала руководством со ссылкой на номер регистрационной карточки, о дате и времени визирования курирующим заместителем руководителя управления или руководителем управления (в случае подчинения руководителю);
г) с 1 апреля 2015 года вводится ежеквартальный Отчет о проведенных контрольных мероприятиях в структурных подразделениях. Срок представления отчета в ОВКиА — не позднее 10 рабочих дней с даты завершения отчетного квартала. Отчет составляется на основании показателей Журнала и Карты. Обращаю внимание, что коды нарушений приведены в приказе ФК от 26.11.2014 № 292.
В нём более четко разделены понятия «внутренний контроль», который осуществляется в структурных подразделениях и «внутренний аудит», который осуществляется ОВКиА при осуществлении аудиторской деятельности. Разделены стандарты внутреннего контроля и аудита на те, что применяются центральным аппаратом ФК и те, что применяются территориальными органами ФК.
Я хочу упомянуть некоторые детали, которые могут коснуться непосредственно территориальных отделов нашего управления, в которых будет осуществляться проверка. Может быть, в чём-то повторюсь.
а) График проверок по реализации Плана проверок на очередной квартал с указанием точных дат теперь составляется не позднее, чем за 15 дней до начала квартала. Было — за 30 дней. Приказ издается по-прежнему не позднее, чем за 10 дней до начала проверки.
б) Запрос-требование в ваш адрес теперь направляется только в случае необходимости.
в) Изменились требования к содержанию справки и акта проверки.
Во вводной части справки в случае необходимости указывается перечень неполученных документов и сведений из числа затребованных с указанием причин, на основании которых проверяющим было отказано в предоставлении документов и сведений, а также информация о фактах создания препятствий проведению проверки с указанием, в чем конкретно выражались препятствия в проведении проверки.
Теперь в описательной части справки и акта должны быть указаны не только выявленные нарушения и недостатки, но также и информация об условиях и причинах таких нарушений (недостатков), а также о значимых казначейских рисках в деятельности территориального отдела.
Должно быть указано количество проверенных документов и количество документов, в которых выявлены нарушения.
В заключительной части должны быть указаны предложения по выводам о качестве деятельности объекта проверки, о степени надежности внутреннего контроля, по устранению выявленных нарушений и недостатков, по минимизации казначейских рисков, по внесению изменений в карты внутреннего контроля объекта внутреннего контроля.
г) При отказе руководителя объекта проверки заверить копии документов, сформированных на бумажном носителе, их заверение осуществляется членом аудиторской группы, ответственным за проведение проверки по соответствующему направлению деятельности, при этом на таких документах проставляется отметка «В заверении отказано».
д) В случае проведения камеральной проверки или камерального этапа комбинированной проверки обмен документами осуществляется с помощью программы Outlook, с фиксацией всех действий прилагаемыми к материалам проверки скрин-шотами уведомлений, подтверждающих доставку и прочтение материалов. Ответственность за своевременное получение документов возложена на руководителя объекта проверки. Т.е. на вас.
е) Акт может быть представлен для ознакомления на 24 часа. Факт ознакомления подтверждается скан-копией надлежащим образом подписанного руководителем объекта проверки письма, направленного через Outlook в адрес руководителя аудиторской группы с приложением скрин-шотов уведомлений, подтверждающих доставку и прочтение отправленного вами информационного письма.
ж) Если имеются возражения к Акту, то их оформление проводится теперь по установленной форме (Приложение № 27) и направляются начальнику ОВКиА в течение 3 рабочих дней со дня ознакомления с Актом. Возражения к Справке представляются одновременно с подписанием Справки.
з) При наличии возражений руководителя объекта проверки, ОВКиА осуществляет подготовку Заключения на возражения по установленной форме (приложение № 28), либо имеет право не рассматривать возражения к Акту, представленные позже установленного срока.
и) установлена новая форма Плана мероприятий, направленных на устранение нарушений (недостатков), отраженных в Акте проверки (приложение № 29), а также Отчета о выполнении плана мероприятий (Приложение № 30).
Кроме того, согласно технологическому регламенту 412 «Проведение, учет и анализ контрольных и аудиторских мероприятий в территориальных органах Федерального казначейства» осуществляется взаимодействие между ОВКиА и территориальными отделами с помощью ППО «Внутренний контроль и аудит Федерального казначейства» — Audplan в части приёма-передачи информации о проверке, об установленных нарушениях, о причинах их повлекших, а также о мероприятиях по устранению выявленных нарушений и ответственных за это лицах. Осуществляется выгрузка-загрузка структурированных файлов Плана мероприятий, направленных на устранение нарушений (недостатков), отраженных в Акте проверки и Отчета о выполнении плана мероприятий, обмен квитанциями о загрузке-выгрузке.
В связи с этим в территориальных отделах должна быть установлена актуальная версия ППО Audplan — 11.1 от 10.12.2014 с обновлением от февраля 2015 года.
Это новое направление, которое подразумевает планирование деятельности, осуществление мониторинга исполнения в установленные сроки мероприятий, предусмотренных планами и формирование отчетности об исполнении мероприятий по установленным формам.
В целях реализации Порядка управления реализацией государственных программ Российской Федерации в Федеральном казначействе в управлении были изданы приказы от 17.10.2014 № 347 «О внедрении в Управлении Федерального казначейства по Ульяновской области Порядка управления реализацией государственных программ Российской Федерации в Федеральном казначействе» и от 23.10.2014 № 356 «Об утверждении Порядка организации работ в Управлении Федерального казначейства по Ульяновской области по исполнению Порядка управления реализацией государственных программ Российской Федерации в Федеральном казначействе».
Итак, этап планирования.
В целях обеспечения эффективности реализации государственных программ в Управлении ведется реестр документов планирования деятельности Управления. Формирование и ведение реестра в Управлении осуществляет ОВКиА.
К документам планирования деятельности в Управлении относятся:
План по исполнению Управлением Плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и Основных мероприятий на соответствующий год по реализации Стратегической карты Казначейства России на плановый период (далее — План Управления) формируется на основании Типового плана по исполнению Управлением Плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и Основных мероприятий на соответствующий год по реализации Стратегической карты Казначейства России на плановый период, разработанного Федеральным казначейством (по форме согласно приложению № 4 к порядку ФК), с учетом предложений отделов Управления и требований к формированию Плана Управления, установленных соответствующими положениями Порядка ФК.
Плана Управления не позднее 15 дней после поступления в Управление соответствующего информационного письма утверждается руководителем Управления.
Не позднее 3 рабочих дней с даты утверждения руководителем Управления Плана Управления представляется для согласования заместителю руководителя Федерального казначейства, курирующему и контролирующему деятельность Управления.
Не позднее следующего дня после получения информации о согласовании Плана Управления информация о дате согласования Плана Управления доводится до отделов Управления.
Начальники отделов Управления в срок не позднее 3 рабочих дней с даты согласования Плана Управления заместителем руководителя Федерального казначейства, курирующим и контролирующим деятельность Управления, обеспечивают составление и представление на утверждение заместителю руководителя Управления, курирующему и контролирующему деятельность соответствующего отдела, проекта плана деятельности отдела.
Начальники отделов Управления в течение 2 рабочих дней после утверждения планов деятельности отделов обеспечивают представление на согласование руководителю Управления утвержденных планов деятельности отделов.
Планы деятельности сотрудников отделов составляются при необходимости по решению начальника соответствующего отдела. Иные документы планирования разрабатываются, составляются и утверждаются в соответствие с пунктами 8.3.5 и 8.3.6 Порядка ФК.
Этап мониторинга.
Объектами мониторинга является наступление контрольных событий государственных программ, документов планирования деятельности по реализации мероприятий государственных программ, в установленные сроки.
Мониторинг осуществляется с применением формы, установленной приложением № 15 к Порядку ФК, без оформления грифа согласования документа.
Мониторинг осуществляется начальниками отделов Управления ежемесячно по состоянию на 1 число месяца, следующего за отчетным, в срок не позднее 3 -го рабочего дня месяца, следующего за отчетным в пределах компетенции соответствующего отдела;
Мониторинг осуществляется заместителями руководителя Управления ежемесячно по состоянию на 1 число месяца, следующего за отчетным, в срок не позднее 4 -го рабочего дня месяца, следующего за отчетным, в части деятельности отделов Управления, курируемых и контролируемых соответствующим должностным лицом; в целях осуществления данного мероприятия в адрес заместителя руководителя Управления, курирующего и контролирующего деятельность соответствующего отдела, в срок не позднее 3 -го рабочего дня месяца, следующего за отчетным, начальником отдела Управления направляется заполненная в соответствии с требованиями Порядка ФК форма мониторинга.
ОВКиА осуществляет мониторинг ежеквартально по состоянию на 1 число месяца, следующего за отчетным кварталом, в срок не позднее 5-го рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом.
В целях осуществления данного мероприятия в адрес начальника ОВКиА, в срок не позднее 3-го рабочего дня после окончания отчетного квартала, начальниками отделов Управления направляется заполненная в соответствии с требованиями Порядка ФК форма мониторинга.
Этап отчетности.
В целях подготовки сводной отчетности начальники отделов Управления ежеквартально, не позднее 5 -го рабочего дня после окончания отчетного квартала, представляют отчетность в пределах компетенции соответствующего отдела по форме, установленной приложением № 15 к Порядку ФК.
Не позднее 10 -го рабочего дня после окончания отчетного квартала осуществляется составление сводного отчета о результатах выполнения Плана Управления за отчетный период (за I квартал, I полугодие, 9 месяцев, год) и утверждается руководителем Управления.
В целях обеспечения прозрачности деятельности Управления по реализации государственных программ, документы планирования, а также отчетность подлежат размещению на официальном сайте Управления в информационно-коммуникационной сети Интернет в соответствии с требованиями и в сроки, установленные разделом 11 Порядка ФК.